【須坂市】履歴事項全部証明書はどこで取る？市役所ではなく法務局です

取引先から履歴事項全部証明書を出してくださいと言われて、まず市役所の窓口を思い浮かべた方もいるはずです。会社の書類は、ふだんの手続きと勝手が違いますよね。

地域情報メディア『ズクダ須坂』のエリア担当ライター、ノブです。わたしは書類を取りに行く前に、窓口の場所と受付の終わり時間を先に調べます。

どこが発行する書類なのか、須坂市から取るならどの方法が無理がないか、請求前に確かめたい点の順に並べていきます。

履歴事項全部証明書とはどんな書類か

履歴事項全部証明書は、会社や法人の登記の内容を証明する書類で、いわゆる登記簿謄本と呼ばれてきたものにあたります。商号や本店の住所、目的、役員の名前に加えて、過去の変更の記録も一緒に印字されます。

登記事項証明書という大きなくくりの中に、履歴事項や現在事項といった種類が並びます。名前がよく似ているので、ここで手が止まる方は多いです。

須坂市役所では発行されない理由

住民票や印鑑登録証明書は市役所の窓口ですが、会社や法人の登記は法務局が扱います。同じ役所の書類という感覚でいると、窓口をひとつ間違えて半日を使うことになります。

わたしも以前、市役所に寄ったついでで済ませようとして、そこで初めて別の役所の話だと教わりました。あの日は結局、出直しています。

ノブ

市役所で聞いて初めて法務局と分かりました

会社の証明書は全国の登記所で請求できる

会社や法人の登記事項証明書は、その会社の本店がどこにあっても、全国どの登記所にも請求できるとされています。県外の取引先の分を須坂市の近くで取ることも、仕組みのうえでは問題ありません。

ただし窓口の取扱時間や混み方は、庁舎ごとに違いがあります。出かける前に行き先の案内を一度見ておくと、当日に慌てずに済みますよ。

須坂市から窓口へ行くなら長野の本局

須坂市内に法務局の窓口はありません。会社や法人の登記を扱う長野地方法務局の本局は長野市大字長野旭町にあり、長野県内の商業・法人登記は本局が県内全域を受け持っています。

須坂の市街から車で向かうなら、片道で三十分から四十分ほどは見ておきたいところ。帰宅の時間帯にかかると、さらに読みにくくなります。

窓口で請求するときの流れと持ち物

窓口では備え付けの交付請求書に会社の情報を書き、手数料分の収入印紙を貼って提出します。登記事項証明書の請求そのものには、身分証明書や委任状は求められていません。

収入印紙は庁舎内で買えることが多いですが、現金を持っていくと落ち着いて動けます。窓口の対応時間は午前九時から午後五時までと案内されています。

オンライン請求は自宅から手続きできる

法務局の登記・供託オンライン申請システムを使うと、自宅や職場のパソコンから請求できます。専用ソフトを入れずにブラウザだけで進める方法もあり、収入印紙を買いに行く手間もかかりません。

利用できるのは平日の午前八時三十分から午後九時までで、午後五時十五分以降の請求は翌業務日の受付になります。夜のうちに出しておけるのは、勤め帰りには助かる。

郵送で請求する場合に必要なもの

窓口へ行く時間が取りにくいときは、郵送で請求する方法もあります。法務局の様式を印刷して記入し、手数料分の収入印紙を貼り、切手を貼った返信用封筒を同封して登記所へ送ります。

現金を同封して請求することはできません。往復の郵便日数と処理の日数がかかるので、提出の期限が迫っている場面には向かないと感じています。

請求前に手元にそろえたい会社の情報

請求のときに必要になるのは、対象の会社を正しく特定できる情報です。正式な商号と本店の住所が分かっていれば、窓口でもオンラインでもたいてい最後まで進みます。あとから調べ直す手間が、いちばんもったいない。

見落としやすいのが、株式会社が前につくか後ろにつくかという商号の細かい部分です。契約書や名刺の記載を、そのまま写しておくと安心。

手数料と受け取り方法の違いを知る

手数料は、請求のしかたと受け取り方によって金額が変わります。法務省の案内では、書面での請求が一通六百円、オンライン請求で郵送受け取りが五百二十円、窓口受け取りが四百九十円とされています。

金額は改定されることがあるので、請求の前に法務局の案内で確かめておくと安心です。わたしなら、金額よりも移動の手間と届くまでの日数で選びます。

提出先に確認したい発行日の条件

提出先によっては、発行から三か月以内といった条件や、履歴事項か現在事項かの指定がつくことがあります。提出先が求める種類と発行日の条件を先に聞くことが、遠回りを避ける近道になります。

先に確認しておきたいのは、原本を出すのか写しでよいのかという点です。二通必要だと後から分かると、また同じ道を往復することになります。

わたしがよく見かける請求の失敗

よく迷うのが、市役所と法務局のどちらへ行くかという入り口です。次に多いのが、提出先の指定を確かめないまま現在事項の証明書を取ってしまう場面で、どちらも電話一本で防げます。

窓口が閉まる時間を勘違いして、着いたころには受付が終わっていたという話も聞きます。夕方に動くなら、少し早めに出たほうが気持ちが楽です。

最後にわたしから須坂のみなさんへ

わたしがこの書類で最初に見るのは、提出先が求める種類と発行日の条件です。そこさえ押さえておけば、窓口でもオンラインでも大きく外れることはありません。

一度、市役所と法務局を行き来して半日を使ったことがあります。先に電話で一本聞いておけばよかったと、あのときは本気で思いました。

今日のうちにできるのは、契約書か名刺を一枚開いて、相手の正式な商号と本店の住所をメモに書き写すことだけです。かかっても五分ほどの作業。そこまでやってあると、週末に法務局のページを開いても迷わないと感じています。買い物ついでの用事がひとつ減るくらいの軽さで、まずはメモから始めてみてくださいね。